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Privacy Policy

Effective Date: March 16th, 2025
Last Updated: March 16th, 2025

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At Terrace Community Dental, we are committed to protecting the privacy and security of our patients' information. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and protect your personal and health-related information in compliance with the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), the Americans with Disabilities Act (ADA), the Telephone Consumer Protection Act (TCPA), and other applicable privacy regulations.

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1. Information We Collect

We collect information in the following ways:

A. Personal & Medical Information You Provide

When you schedule an appointment, fill out forms, or communicate with us, we may collect:

  • Full Name

  • Date of Birth

  • Contact Details (Phone Number, Email, Mailing Address)

  • Health History & Dental Records

  • Insurance & Payment Information

  • Emergency Contact Information

B. Automatically Collected Information

When you visit our website, we may collect:

  • Your IP Address, Browser Type, and Device Information

  • Cookies and tracking data to enhance user experience and analyze website traffic

  • Clickstream data related to navigation on our website

C. Digital Communication & SMS Data

  • We use HIPAA-compliant SMS, email, and cloud-based communication tools to send appointment confirmations, reminders, and important updates.

  • We log communication history to improve service quality and maintain HIPAA compliance.

2. How We Use Your Information

We use collected information to:
✔ Schedule and confirm dental appointments
✔ Send SMS and email appointment reminders, updates, and necessary notifications
✔ Process payments, verify insurance, and handle billing inquiries
✔ Maintain accurate dental and medical records
✔ Ensure compliance with HIPAA, ADA, and privacy laws
✔ Improve website functionality, accessibility, and patient communication

3. SMS & Digital Communication Policy

Terrace Community Dental uses HIPAA-compliant SMS and email services to keep patients informed about their appointments and important dental updates.

📲 Opt-In Requirement: By providing your phone number, you opt-in to receive SMS reminders and notifications.

🛑 Opt-Out Option: You may opt out at any time by replying "STOP" to any message. If you opt out, you may not receive important appointment reminders.

🔒 HIPAA Compliance:

  • We do not send confidential health information via unsecured text or email.

  • We use generic SMS language (e.g., “You have a message from our dental office”) and include secure, encrypted links to our HIPAA-compliant patient portal. No confidential or protected health information (PHI) is ever contained directly within an SMS or email body.

  • For protected health information (PHI), we use secure cloud-based patient communication tools, a HIPAA-compliant cloud-based dental management system, ensuring that patient records, communications, and data sharing remain encrypted and secure.

  • By providing your mobile number or email and clicking “Agree” during the intake process, you acknowledge and accept the risk of unencrypted communication and consent to receive text messages and emails from Terrace Community Dental, with the ability to opt out at any time.

4. How We Protect Your Information

We take extensive measures to protect patient data, including:

🔹 HIPAA-Compliant Security Protocols – All patient records and communications are stored securely following HIPAA regulations.

🔹 Encryption & Secure Storage – We use industry-standard encryption to protect patient records, both in transit and at rest.

🔹 Access Control Measures – Only authorized personnel have access to patient records and personal data.

🔹 Cloud-Based Data Protection – Our practice uses DentalTap, a HIPAA-compliant cloud-based patient management system, to securely store, manage, and exchange patient records.

🔹 SSL Encryption – Our website uses SSL (Secure Socket Layer) encryption to protect online forms and digital communications.

5. Sharing & Third-Party Disclosure

We do not sell, rent, or share your personal information, except under the following circumstances:

✔ With your explicit consent (e.g., referrals to specialists)
✔ For treatment, payment, and healthcare operations (in compliance with HIPAA)
✔ When required by law (e.g., subpoenas, public health reporting)

Third parties we may share information with include:

  • Insurance providers to process claims

  • ​Our third-party messaging service for SMS delivery. These messages contain no PHI and only include generic appointment notifications or links to secure portals. All PHI is hosted and transmitted exclusively through HIPAA-compliant systems under signed Business Associate Agreements. 

  • Referring specialists if necessary for your dental care

  • Third-party payment processors for transactions

6. Your Rights & Choices

As a patient, you have the following rights under HIPAA and applicable privacy laws:

✔ Access to Your Records – You may request a copy of your medical and dental records.
✔ Correction of Information – You have the right to request corrections to inaccurate or incomplete information.
✔ Request for Restrictions – You may request limitations on how we use or disclose your information.
✔ Opt-Out of Communications – You can opt out of marketing emails or SMS notifications at any time.
✔ Confidential Communications – You can request that we contact you in a specific way (e.g., email instead of SMS).
✔ Filing a Complaint – If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the U.S. Department of Health & Human Services (HHS) Office for Civil Rights.

To exercise your rights, contact us at:

📧 Email: info@terracecommunitydental.com
📞 Phone: 813-473-6753
🏢 Office Address: 5340 E 131ST AVE #104, TEMPLE TERRACE, FL 33617

7. Cookies & Website Tracking

Our website uses cookies and similar tracking technologies to:

  • Improve site functionality and user experience

  • Analyze website traffic and usage patterns

  • Personalize content for returning visitors

You can disable cookies in your browser settings if you prefer not to be tracked.

8. Refund & Cancellation Policy

Appointments & Cancellations:

  • If you need to reschedule or cancel an appointment, please notify us at least 24-hrs in advance.

  • Late cancellations or missed appointments may result in a cancellation fee.

Refunds:

  • Refunds are only available for pre-paid services that have not yet been rendered.

  • Once a dental service has been performed, no refunds will be issued, except in cases of documented billing errors.

  • If a product (e.g., whitening kits, retainers) is defective, we will replace it or issue a refund as per our product return policy.

For refund inquiries, contact our office directly.

9. Updates to This Privacy Policy

We may update this Privacy Policy periodically to reflect changes in privacy laws, regulations, or our practice operations. Any updates will be posted on this page with a revised "Last Updated" date.

By using our website, scheduling an appointment, or engaging with our digital communication services, you agree to the terms of this Privacy Policy.

If you have any questions or concerns about this policy, please reach out to us.

📧 Email: info@terracecommunitydental.com
📞 Phone: 813-473-6753

🏢 Office Address: 5340 E 131ST AVE #104 TEMPLE TERRACE, FL 33617

​​Thank you for trusting Terrace Community Dental with your dental care!

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Fecha de Vigencia: 16 de marzo de 2025
Última Actualización: 16 de marzo de 2025

 

En Terrace Community Dental, estamos comprometidos a proteger la privacidad y seguridad de la información de nuestros pacientes. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos su información personal y relacionada con la salud en cumplimiento con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA), la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la Ley de Protección al Consumidor Telefónico (TCPA), y otras regulaciones de privacidad aplicables.

1. Información que Recopilamos

Recopilamos información de las siguientes maneras:

A. Información Personal y Médica que Usted Proporciona

Cuando programa una cita, completa formularios o se comunica con nosotros, podemos recopilar:

  • Nombre completo

  • Fecha de nacimiento

  • Datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, dirección postal)

  • Historial médico y dental

  • Información de seguro y pagos

  • Información de contacto de emergencia

B. Información Recopilada Automáticamente

Cuando visita nuestro sitio web, podemos recopilar:

  • Su dirección IP, tipo de navegador y datos del dispositivo

  • Cookies y datos de seguimiento para mejorar la experiencia del usuario y analizar el tráfico del sitio web

  • Datos de navegación relacionados con su actividad en nuestro sitio web

C. Datos de Comunicación Digital y SMS

Utilizamos herramientas de comunicación por SMS, correo electrónico y en la nube que cumplen con HIPAA para enviar confirmaciones de citas, recordatorios y actualizaciones importantes.

Registramos el historial de comunicación para mejorar la calidad del servicio y mantener el cumplimiento con HIPAA.

2. Cómo Usamos Su Información

Usamos la información recopilada para:

✔ Programar y confirmar citas dentales
✔ Enviar recordatorios de citas por SMS y correo electrónico, así como notificaciones importantes
✔ Procesar pagos, verificar seguros y manejar consultas de facturación
✔ Mantener registros médicos y dentales precisos
✔ Asegurar el cumplimiento de las leyes de privacidad HIPAA, ADA y otras aplicables
✔ Mejorar la funcionalidad del sitio web, la accesibilidad y la comunicación con los pacientes

3. Política de Comunicación por SMS y Digital

Terrace Community Dental utiliza servicios de SMS y correo electrónico que cumplen con HIPAA para mantener informados a los pacientes sobre sus citas y actualizaciones importantes.

📲 Requisito de Aceptación Voluntaria: Al proporcionar su número de teléfono, usted acepta recibir recordatorios y notificaciones por SMS.

🛑 Opción de Cancelación: Puede cancelar la suscripción en cualquier momento respondiendo "STOP" a cualquier mensaje. Si se da de baja, es posible que no reciba recordatorios importantes de citas.

🔒 Cumplimiento con HIPAA:

No enviamos información confidencial de salud a través de mensajes de texto o correos electrónicos no cifrados.

Utilizamos lenguaje genérico en los mensajes de texto (por ejemplo, "Tiene un mensaje de nuestra clínica dental") e incluimos enlaces cifrados y seguros a nuestro portal de pacientes compatible con HIPAA. Ninguna información confidencial o protegida (PHI) está contenida directamente en el cuerpo del mensaje de texto o correo electrónico.

Para información de salud protegida (PHI), utilizamos herramientas de comunicación seguras en la nube a través de un sistema de gestión dental que cumple con HIPAA, garantizando que los registros del paciente, las comunicaciones y el intercambio de datos permanezcan cifrados y protegidos.

Al proporcionar su número de teléfono móvil o correo electrónico y hacer clic en “Aceptar” durante el proceso de registro, usted reconoce y acepta el riesgo de comunicación no cifrada y da su consentimiento para recibir mensajes de texto y correos electrónicos de Terrace Community Dental, con la opción de darse de baja en cualquier momento.

4. Cómo Protegemos Su Información

Tomamos medidas extensas para proteger los datos de nuestros pacientes, incluyendo:

🔹 Protocolos de Seguridad que Cumplen con HIPAA – Todos los registros y comunicaciones del paciente se almacenan de forma segura según las regulaciones HIPAA.
🔹 Cifrado y Almacenamiento Seguro – Utilizamos cifrado de nivel industrial para proteger los registros tanto en tránsito como en reposo.
🔹 Controles de Acceso – Solo el personal autorizado tiene acceso a los registros y datos personales del paciente.
🔹 Protección en la Nube – Utilizamos DentalTap, un sistema de gestión dental basado en la nube que cumple con HIPAA, para almacenar y gestionar registros de pacientes de manera segura.
🔹 Cifrado SSL – Nuestro sitio web utiliza cifrado SSL (Secure Socket Layer) para proteger formularios en línea y comunicaciones digitales.

5. Divulgación a Terceros

No vendemos, alquilamos ni compartimos su información personal, excepto en los siguientes casos:

✔ Con su consentimiento explícito (por ejemplo, para referirlo a un especialista)
✔ Para fines de tratamiento, pago y operaciones médicas (en cumplimiento con HIPAA)
✔ Cuando la ley lo requiera (por ejemplo, citaciones legales, reportes de salud pública)

Terceros con los que podríamos compartir información incluyen:

  • Proveedores de seguros para procesar reclamaciones

  • Nuestro servicio de mensajería de terceros para el envío de mensajes SMS. Estos mensajes no contienen PHI y solo incluyen notificaciones genéricas de citas o enlaces a portales seguros. Toda PHI se transmite exclusivamente a través de sistemas que cumplen con HIPAA bajo acuerdos firmados de Asociado Comercial (BAA).

  • Especialistas de referencia si es necesario para su atención dental

  • Procesadores de pagos externos para transacciones

6. Sus Derechos y Opciones

Como paciente, usted tiene los siguientes derechos bajo HIPAA y otras leyes de privacidad aplicables:

✔ Acceso a sus Registros – Puede solicitar una copia de sus registros médicos y dentales.
✔ Corrección de Información – Tiene derecho a solicitar correcciones a información inexacta o incompleta.
✔ Solicitar Restricciones – Puede solicitar limitaciones sobre cómo usamos o divulgamos su información.
✔ Cancelar Comunicaciones – Puede cancelar el envío de correos electrónicos o mensajes de texto promocionales en cualquier momento.
✔ Comunicaciones Confidenciales – Puede solicitar que nos comuniquemos con usted de una forma específica (por ejemplo, correo electrónico en lugar de SMS).
✔ Presentar una Queja – Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja con nosotros o con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS), Oficina de Derechos Civiles.

Para ejercer sus derechos, contáctenos en:

📧 Correo electrónico: info@terracecommunitydental.com
📞 Teléfono: 813-473-6753
🏢 Dirección: 5340 E 131ST AVE #104, TEMPLE TERRACE, FL 33617

7. Cookies y Seguimiento del Sitio Web

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías de seguimiento similares para:

  • Mejorar la funcionalidad del sitio y la experiencia del usuario

  • Analizar el tráfico del sitio web y los patrones de uso

  • Personalizar el contenido para visitantes recurrentes

Puede desactivar las cookies en la configuración de su navegador si prefiere no ser rastreado.

8. Política de Reembolsos y Cancelaciones

Citas y Cancelaciones:

Si necesita reprogramar o cancelar una cita, notifíquenos con al menos 24 horas de anticipación.

Las cancelaciones tardías o las ausencias pueden estar sujetas a una tarifa por cancelación.

Reembolsos:

Los reembolsos solo están disponibles para servicios prepagados que aún no se hayan realizado.

Una vez que se haya prestado un servicio dental, no se emitirán reembolsos, salvo en casos de errores documentados en la facturación.

Si un producto (por ejemplo, kits de blanqueamiento, retenedores) está defectuoso, lo reemplazaremos o emitiremos un reembolso de acuerdo con nuestra política de devoluciones.

Para consultas sobre reembolsos, comuníquese directamente con nuestra oficina.

9. Actualizaciones de Esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en las leyes de privacidad, regulaciones o nuestras operaciones. Cualquier actualización se publicará en esta página con una nueva fecha de “Última Actualización”.

Al utilizar nuestro sitio web, programar una cita o interactuar con nuestros servicios de comunicación digital, usted acepta los términos de esta Política de Privacidad.

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta política, no dude en comunicarse con nosotros:

📧 Correo electrónico: info@terracecommunitydental.com
📞 Teléfono: 813-473-6753
🏢 Dirección: 5340 E 131ST AVE #104, TEMPLE TERRACE, FL 33617

 

¡Gracias por confiar en Terrace Community Dental para su atención dental!

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